Nos vamos acercando a la segunda mitad del año y empezamos a perder la motivación y la energía. En enero, con la agenda recién estrenada, organizarse mejor parecía fácil. El 2019 era como una hoja en blanco y la sensación era que nada podía detenernos.  

Pasaron algunos meses y la rutina, las dificultades propias del negocio y esos resultados que todavía no llegan quizá te están agotando la pila. La situación puede complicarse cuando entramos en una especie de “piloto automático”, nos limitamos a cumplir con las tareas del día y nos vamos olvidando de nuestros planes más importantes.

En mayor o menor medida, todos tenemos problemas de foco y organización.

Lo bueno es que todavía estás a tiempo de hacer los ajustes necesarios en tu manera de trabajar, para que este 2019 sea (¡por fin!) el año de la expansión de tu empresa.

Todo viaje, por largo que sea, empieza con un solo paso

– Proverbio chino

Hay muchas versiones de esta frase, pero lo más importante es el mensaje: para alcanzar nuestros GRANDES OBJETIVOS, tenemos que avanzar un poco todos los días. ¡Es impresionante lo que minimizamos los pequeños logros! Y en cambio cómo nos gusta sufrir cuando se nos vino encima una fecha de entrega y no nos queda otra opción que encerrarnos a trabajar todo el fin de semana.

Por eso es tan importante que te tomes una pausa, hagas un diagnóstico de la situación y empieces a cambiar algunos hábitos. Porque el día va a tener siempre 24 horas, pero si aplicas algunas técnicas para ser más productivo, entonces vas a poder avanzar muchísimo más.

Por eso preparé esta lista de 6 consejos para organizarse mejor y avanzar con lo más importante del negocio.

Son hábitos y herramientas que yo misma uso, y que me ayudaron mucho no solo a ser más eficiente, sino también a disfrutar más el día a día. Porque lo peor que nos puede pasar con nuestro emprendimiento es terminar sufriéndolo, y que en vez de hacernos felices se convierta en una fuente permanente de angustia y frustración.

Consejo #1 Revisa tus objetivos

Si no tienes claro qué debes lograr este mes, o este trimestre, va a ser difícil que puedas ejecutar acciones concretas para crecer. Y olvidarse del plan estratégico, o ni siquiera contar con uno, es algo que veo mucho entre los emprendedores.

Cuando hablamos de estos temas, muchos me contestan: “mi objetivo es vender más”. ¡Pero esa es una frase demasiado amplia! En cambio, si definiste que vas a hacer dos campañas de emailing por mes, y marcaste en tu agenda que hoy te toca revisar la base de datos, te vas a poder concentrar en eso y terminar el día con la tranquilidad de que diste un paso importante.

Consejo #2 Define cuál es tu función en la empresa

Otro error muy común que impide a los emprendedores organizarse mejor es encargarse de todo. Está bien que eso suceda al principio, incluso es bueno para entender cada proceso y tener una visión general de la operación. Pero cuando el negocio empieza a crecer, sí o sí tienes que empezar a delegar.

Como dueño, aún cuando la empresa sea chiquita, tu papel más importante es ser el estratega. Y ocuparte de lo importante, no de lo urgente. Es decir, lo tuyo es avanzar con el plan de crecimiento, buscar nuevas oportunidades y definir cómo aprovecharlas. Pero en algún punto, si te sigues encargando de la elaboración de los productos o de pagar los impuestos te vas a convertir en un freno para la expansión.  

Consejo #3 Lee un libro sobre productividad y manejo del tiempo

Si queremos cambiar en serio, necesitamos un método. El instinto o la simple voluntad por mejorar no nos van a ayudar mucho, porque volverse más eficiente es un proceso de mediano y largo plazo. Y bastante más complicado de lo que parece.

Los libros que más me gustaron sobre este tema son dos. El primero es “Mejor que nunca”, de Gretchen Rubin, que funciona como una guía concreta para entender cómo funcionan los hábitos, cómo nos bloquean y cómo podemos modificarlos para lograr más cosas y empezar a balancear nuestra vida profesional y personal. El otro es “Organízate con eficacia”, de David Allen, con el que vas a poder aprender el famoso método GTD (Getting Things Done) para organizar los pendientes, terminarlos a tiempo y trabajar sin stress.

Consejo #4 Usa una plataforma para manejar proyectos

Este tipo de herramientas son vitales para organizarse mejor porque te permiten tener una mirada integral sobre los planes en marcha, dividirlos en objetivos más pequeños y tareas concretas, asignar responsables y fijar fechas de entrega.

Hay muchas opciones disponibles, incluso algunas son gratuitas. Probé varias, y me sigo quedando con Trello. Es muy intuitiva (es decir, es sencilla de usar), es muy visual (funciona con tableros), es flexible y es veloz. Además es ideal para trabajar en equipo, ya que se puede asignar una tarea a más de una persona, y cuando hay algún avance se envían notificaciones automáticas.

Consejo #5 Arma tu agenda con anticipación

Si no tomas el control de tu día, entonces lo más probable es que los acontecimientos te terminen controlando a ti. Así que antes de cerrar la computadora e irte de la oficina, toma tu agenda (la mía sigue siendo de papel) y define cuáles son las tareas y compromisos más importantes de la jornada siguiente. Y de paso, revisa cómo viene la semana.  

Sé realista en cuanto a lo que vas a poder hacer, y respeta tu estilo de vida. A mí, por ejemplo, me funciona dedicar la mañana a las tareas más creativas, como escribir o pensar en nuevos posts para mis redes sociales, porque es cuando estoy con la mente más despejada y llena de energía.

Otra cosa que te recomiendo es que no incluyas en la agenda todos los pendientes que tengas (como enviar una cotización o pagar el servicio de Internet), porque lo más probable es que no termines ni la mitad. Para organizarse mejor, es más eficiente dar a cada compromiso una fecha e incluirlo en el calendario, con su correspondiente recordatorio.

Consejo #6 Divide el día en bloques de tiempo

Hacer tres cosas a la vez no solo es improductivo, es terriblemente estresante. En cambio, cuando nos enfocamos en algo concreto, y hasta somos capaces de olvidarnos del celular, las cosas avanzan a una velocidad increíble.  

Así que, de acuerdo a tu estilo de vida, divide tus horas entre las actividades más importantes del día. De nuevo, se realista. Yo asumí hace tiempo que nunca pero nunca me voy a levantar a las seis de la mañana para ir al gimnasio, porque amo levantarme, meditar, prepararme un mate y leer las noticias. Dejé el ejercicio para el mediodía, cuando ya avancé con las tareas más importantes. Y antes de terminar mi jornada de trabajo, cuando ya empiezo a sentirme cansada, me encargo de las tareas más rutinarias y automáticas, como contestar mails o confirmar que pagaron alguna factura.

Si queremos que las cosas cambien, los primeros que tenemos que cambiar somos nosotros.

¿Fácil?, no. ¿Imposible?, tampoco. Organizarse mejor no es algo que puedas conseguir de un día para otro, pero con pequeños pasos vas a ver pronto los primeros cambios.  

Con foco y organización, nunca más vas a decir «no tengo tiempo».

Si vas incorporando estos tips de a poco, se van a convertir en parte de tu rutina en forma natural. Y un día, ni siquiera vas a pensar en ellos. Empieza con un consejo a la vez, adáptalo al tipo de negocio que tienes, a tus actividades y a tu estilo de vida. Esfuérzate por mejorar, pero siempre con cariño y paciencia por ti mismo.

Como decía mi abuela, “despacio, despacio… se llega lejos”.

Laura

Fotografía: STIL, Unsplash.