Urgente o importante. La cuestión más importante para la productividad personal.

Cada tanto, escuchamos o leemos una frase que nos sacude. De esas que nos hacen detenernos y pensar: “¿Qué estoy haciendo?”. Esta me la regaló la mamá de una de mis mejores amigas y dice así: “que lo urgente no te impida ocuparte de lo importante”.

Desde ese día, cada vez que organizo mi agenda y pienso en todas las cosas que tengo que hacer me hago la misma pregunta: ¿es urgente o importante?

Vivimos “a full”, corriendo de acá para allá mientras hacemos tres cosas a la vez.

La lista de pendientes siempre es larga (la mía contiene no menos de 10 tareas por día). Responder correos electrónicos, hacer algún trámite y pagar cuentas siempre están a la cabeza. Llegamos a la noche agotados, agobiados, y con la sensación de que no avanzamos nada. Sobre todo en los proyectos que más nos importan.

Por eso yo no creo en el multitasking, esa aparente capacidad para resolver más de una cosa al mismo tiempo. El foco se pierde, la energía se dispersa… los resultados importantes no llegan.

La mala noticia es que el tiempo vuela.
La buena noticia es que tú eres el piloto.

Michael Altshuler

Necesitamos aprender a organizar nuestro día dando prioridad a aquellas tareas que tienen un impacto directo en los proyectos más importantes de la empresa o de nuestra vida personal. 

A responder rápidamente esa pregunta clave: ¿urgente o importante? Así de simple… ¡así de complicado!

Algunas recomendaciones

Sí, evitar que nos consuman las pequeñas obligaciones de lo urgente es una batalla que debemos dar todo el tiempo, pero vale la pena hacerlo.

El primer paso es definir en qué parte del día tenemos el mayor nivel de energía y concentración. Y, como aconsejan los expertos en productividad, dedicar entonces esas horas valiosas a los proyectos que nos darán el “mayor retorno sobre la energía” o ROE (por return on energy, en inglés).

Mi mejor momento son las mañanas, y después del mate y el ejercicio arranco con las prioridades del día, como enviar una cotización o trabajar en el plan de contenidos de un cliente. 

No olvido los pendientes, pero les asigno un horario luego de haber avanzado en lo estratégico.

La capacidad de administrar bien el tiempo, y de diferenciar entre lo urgente o importante, es una de las habilidades en las que como emprendedora sigo trabajando mucho (porque sí, tengo demasiados intereses y soy bastante dispersa). Así que seguiré compartiendo ideas y herramientas sobre este tema en otros artículos.