En estos días, no hablamos de otra cosa que del #Coronavirus, de cómo protegernos ante la pandemia, de sus efectos económicos… y del home office. Con la decisión de muchas empresas de que sus empleados trabajen desde casa, no solo nos enfrentamos al reto de soportar muchas horas de encierro, sino también al de aprender a enfocarnos y aprovechar mejor el tiempo. Así que hoy te quiero compartir cuáles son mis siete herramientas favoritas para organizarme mejor.

Es cierto: los emprendedores corremos con cierta ventaja en estos días, ya que estamos acostumbrados a trabajar sin las instrucciones de un jefe, a manejar nuestra propia agenda y a evitar las distracciones. Porque si hay algo que aprendimos es que un día perdido (en el que, por ejemplo, una comida se alargó más de lo debido, o simplemente nos sentimos desganados y bajamos el ritmo de trabajo), puede significar un cliente menos o una semana sin ingresos. Pero…

Ser más eficientes y productivos es un reto para todos, sobre todo en momentos de incertidumbre, angustia y miedo.

Estamos atravesando una etapa difícil, hay días más pesados que otros… ¡y no podemos negarlo! Pero lo que sí podemos hacer es aprovechar estas semanas tan excepcionales para hacer una pausa, pensar en qué podemos mejorar como emprendedores y como personas, y adquirir nuevos conocimientos y herramientas.  

Así que acá están las aplicaciones que, en estos últimos cuatro años, me han ayudado a enfocarme y organizarme mejor. Quizá no sean perfectas para ti, o las que mejor se adapten a tus tareas diarias o tu estrategia actual de negocios. La idea es que las conozcas, las pruebes y vayas armando tu propio kit de herramientas.

#1 Para programar reuniones y tareas: un calendario digital

En su libro Getting Things Done: the art of stress-free productivity, David Allen comparte dos consejos que a mí me aclararon mucho el panorama en un momento en el que las cosas se me empezaron a salir de las manos con mi emprendimiento: 1) organizar tus proyectos a través de una plataforma tipo Trello o Asana, para armar flujos de trabajo y poder darles seguimiento; 2) usar un calendario digital, o incluso una agenda de papel, para registrar solamente aquellas cosas que tienen que ser realizadas en un momento específico.

Puedes hacer cualquier cosa, pero no todo.

David Allen

Por ejemplo, una cita con un proveedor tiene un día y un horario. O el pago de la tarjeta de crédito o del recibo de luz, una fecha de vencimiento. También puedes incluir en el calendario información útil relacionada con el trabajo y tu vida personal, como los cumpleaños de tus clientes más importantes, o las semanas de vacaciones de tus colaboradores.  

¿Qué queda entonces fuera de la agenda? Las interminables listas de pendientes, que solo agregan confusión y que, al final del día, nunca completamos. Esa información tiene que ser incluida de forma ordenada en las carpetas de tareas de los diferentes proyectos que estamos manejando. Vamos a ver cómo funciona esto con otra de mis herramientas favoritas para organizarme mejor.

#2 Para manejar proyectos: Trello

La uso para los proyectos internos de mi empresa (por ejemplo, el re-lanzamiento de la página Web), y también para aquellos en los que tienen que participar los clientes (como la generación y publicación mensual de contenidos para sus blogs). La versión gratuita es muy completa y, aunque hay muchas otras opciones de este tipo de apps, a mí me resultó la más efectiva y fácil de usar.

Básicamente, con Trello puedes crear diferentes tableros para cada proyecto, y luego ir agregando tarjetas y listas de tareas para organizar, priorizar y avanzar con los pendientes. Además, a cada tarjeta se le pueden agregar comentarios, archivos y fechas de vencimiento, para no perder ningún detalle importante.

La principal ventaja de las plataformas de trabajo colaborativo es que te permiten reunir toda la información importante en un solo lugar.

Y eso significa que puedes mantener a tu equipo al tanto de los últimos cambios y los próximos pasos. También sirven mucho si todavía estás trabajando solo, porque uno de los retos más grandes que enfrentamos cuando arrancamos un negocio es aprender a hacer muchas cosas al mismo tiempo (como mandar una cotización, pagar las cuentas y publicar posts en las redes sociales).  

#3 Para almacenar y compartir archivos: Google Drive

Confieso que me costó mucho empezar a usar esta plataforma, porque la nube me generaba desconfianza y estaba acostumbrada a enviar toda mi información por email. Pero un día que perdí el trabajo de tooodo un fin de semana en el capítulo de un libro, me convencí de que era la opción más segura.

Esta herramienta también se volvió imprescindible para mí porque me permite tener los documentos más importantes de mi empresa en un solo lugar. Y si estoy de viaje, y alguien me pide que le envíe una cotización, no tengo problema en hacerlo en pocos minutos. También es súper efectiva cuando estamos trabajando en un archivo entre varias personas, y necesitamos asegurarnos de que todos contamos con la última versión. Eso evita la confusión y el tiempo que perdemos con las cadenas interminables de correos electrónicos.

Otra muy buena alternativa es Dropbox, que es la plataforma que usa mi contador y donde subo todos los meses los documentos fiscales de la empresa. La versión básica y gratuita tiene una capacidad de almacenamiento de 2 GB para compartir archivos de texto, fotos e imágenes. Si eres ordenado y liberas espacio en tu cuenta de manera regular, puede ser más que suficiente.

#4 Para tener reuniones en línea: Zoom

Creo que si hay algo que estamos aprendiendo en estos días es la cantidad de cosas que podemos resolver de manera remota, sin necesidad de reunirnos en un mismo lugar y de perder horas y horas en el tráfico. En muchas ocasiones, cuando le propuse al autor de un libro usar una plataforma de video-llamadas para el proceso de entrevistas, se negó y me pidió que fuéramos a su oficina (a veces por desconfianza, otras simplemente por costumbre). Y eso ya está cambiando.   

En pocas semanas, el mundo se está reinventando. También nosotros, nuestras empresas y nuestros clientes.

Hoy tenemos acceso a muchas apps de mensajería instantánea, como WhatsApp, Facebook Messenger o Skype. Pero cuando queremos que el número de participantes no sea un problema ­­–algo muy común en las empresas–, definitivamente la mejor opción es Zoom, cuya versión gratuita permite reunir hasta 100 personas al mismo tiempo (en el caso de Skype, el límite es de 50 participantes). Además, esta plataforma es rápida, fácil de usar y no hace falta bajar la aplicación para ingresar en una reunión (basta con que el organizador te comparta el link de la sesión).

#5 Para concentrarme: Forest

Las redes sociales son una de las herramientas que más uso en el día a día de mi empresa, pero en estos días de cuarentena pueden volverse realmente adictivas. Además de la pérdida de tiempo y de concentración, estar revisando todo el tiempo las noticias y comentarios sobre el #Coronavirus no le hace bien a la cabeza… ni al estado de ánimo.

Por eso, y hoy más que nunca, una de mis herramientas favoritas para organizarme mejor es Forest, una de las app de productividad más populares en App Store y Google Play. Su propuesta es sencilla: plantar un árbol y desconectarse completamente del celular durante el tiempo que tú decidas (yo elijo 25 minutos). Si no cumples con ese objetivo, la planta se muere. Por supuesto, cuanto más tiempo estés sin usar el móvil, al final del día más grande será tu bosque virtual.

Otra aplicación que me encanta y que de repente uso para variar un poco mi rutina es Focus To-Do, que además de ayudarme a concentrarme al 100% en el trabajo funciona como un efectivo gestor de tareas. Con ella, se pueden organizar los pendientes en cuatro categorías: Hoy, Mañana, Próximamente y Algún día. Vale la pena probarla.

#6 Para adquirir nuevos hábitos: Habit List

Como siempre digo, para lograr nuestros objetivos lo más importante son los nuevos hábitos que adquirimos. Pero a veces nos concentramos más en hacer grandes planes y en agendar tareas que nunca concretamos. No estoy diciendo que no hace falta planificar, sino que hay que dedicar más atención a los pequeños pasos que damos cada día.

Para incorporar una nueva rutina hace falta repetirla muchas veces, hasta que se vuelva una práctica casi automática. Y para lograrlo necesitamos compromiso y constancia, no menos de 21 días, y una aplicación que funcione como recordatorio y monitor de hábitos. Yo uso Habit List, con la que puedes hacer listas de acciones como “Tomar un vaso de agua” o “Leer una hora” y asignarle una frecuencia diaria, semanal o mensual. Además, permite llevar estadísticas y tener entonces un panorama real de cómo te has comportado en las últimas semanas o meses.

#7 Para meditar: Calm

Meditar no solo te ayuda a recuperar la calma en tiempos difíciles y a despejar la mente. Para mí resulta imprescindible para mantenerme positiva y para poder ver las cosas desde otra perspectiva, un requisito básico para la creatividad.

Creo que la mejor manera de entrar al mundo de la meditación y de iniciarse en este práctica es con la ayuda de un instructor. Pero en estas semanas, en las que tenemos que quedarnos en casa, podemos acceder a muchas sesiones en Internet, incluso gratuitas. ¡Así que no hay excusas!

Cuando pierdes contacto con la quietud interior, pierdes contacto contigo mismo. Y cuando pierdes contacto contigo mismo, te pierdes el mundo.

Eckhart Tolle

A mí me encantan las sesiones de Deepak Chopra, uno de los expertos más reconocidos del mundo en medicina integrativa y transformación personal. Muchas de ellas, que no duran más de 15 minutos, están publicadas en YouTube, en inglés y en español. Y entre las aplicaciones, y después de probar muchas, me quedo con Calm. Su versión premium tiene dos principales ventajas. La primera es la variedad de sus contenidos, que además de meditaciones para todos los niveles incluyen sesiones para poder dormir o viajar en avión sin ansiedad. La segunda es que esos audios, que de por sí son muy buenos, se están renovando todo el tiempo y eso es clave para no aburrirse y seguir motivados con la práctica.

Trabajar con foco y organización no es algo que solo puede hacer la gente disciplinada.

Es una habilidad que podemos adquirir todos. E imprescindible para mantener el control del negocio, alcanzar nuestros objetivos y, al final, disfrutar más del día a día.

Si cada mañana arrancamos sin una hoja de ruta, no dividimos las horas entre las tareas prioritarias, y además no invertimos tiempo en nosotros mismos, vamos a terminar como el 80% de los emprendedores: desenfocados, distraídos y corriendo todo el día para solucionar pendientes que, al final, no le sumaron ningún valor al negocio.

Y como último consejo, te diría que te tengas paciencia.

En estos momentos, la presión por ser más productivos puede resultar contraproducente, y terminar generándonos más angustia y bloqueos. Somos humanos, y es inevitable que en medio de esta crisis tengamos días malos. ¿Qué hacer entonces? Simplemente respirar hondo y atravesarlos… Y pensar que mañana nos regalará una nueva oportunidad para hacerlo mejor.

Laura

Fotografía: Pixabay, Pexels.